Importancia en el resguardo de los registros contables digitales - Forum Serbia

Importancia en el resguardo de los registros contables digitales

Los registros contables de una empresa son una información que debe manipularse y resguardarse con muchísima cautela, ya sea que la compañía se dedique a la venta de zapatos, o que se trate de una distribuidora de golosinas.

En el caso de los registros físicos, los organizamos debidamente en carpetas y cajas archivadoras, y a su vez guardamos estas cajas en casilleros con llave, la cual será entregada a un encargado. Solo un cerrajero podría abrir estos reservorios.

Cuando se trata de registros digitales, las estrategias difieren pero el principio de resguardo es el mismo ya que la data que se encuentra en un ordenador es bastante susceptible de perderse por distintas razones, siendo las causales desde virus hasta daños en el hardware.

Pero, ¿De donde nace esta necesidad de que existan registros digitales de la contabilidad? Primero debemos hacer una reseña breve de los primeros ordenadores.

Los ordenadores y la contabilidad

Desde finales de los años 40 es que se puede evidenciar el primer ordenador experimental en los Estados Unidos. En 1953 se utilizaría una versión mejorada de este aparato con fines industriales.

Pero no sería sino hasta el año 1983 donde el uso de las computadoras se implementaría para usos personales y corporativos, y no exclusivamente militares. Serían las instituciones bancarias y las oficinas contables quienes aprovecharían esta herramienta.

Realizar un balance financiero manualmente es posible, pero se requiere de muchísimo tiempo llevarlo a cabo, sobre todo cuando las tecnologías de información han evolucionado, y los computadores se han adaptado a nivel de hardware y software para ejecutar tareas contables.

Por supuesto, un ordenador no se utiliza únicamente para realizar cómputos sino que con el paso del tiempo se le ha adaptado mayor cantidad de memoria para que estos archivos se encuentren almacenados.

En pocas palabras un ordenador se ha convertido en especie de un asistente personal para los contadores, sobre todo cuando buscan que los niveles de confidencialidad de sus archivos se encuentren garantizados de muchas formas.

Las metodologías que se emplean para resguardar los archivos incluyen la introducción de contraseñas a los archivos individuales, instalación de cortafuegos e incluso a restricción de la entrada de otros usuarios al ordenador sin previa autorización.

¿Por qué es importante resguardar los archivos digitales?

Exceptuando aquellos casos en los que se encuentren involucrados contadores poco honestos, la protección de los libros contables en un ordenador es fundamental, ya que en caso de que los registros físicos se pierdan, quedan los digitales como soporte.

Cuando se realizan fiscalizaciones en los departamentos administrativos de las empresas, es imprescindible contar con los registros contables físicos y digitales como requisito, para que la fiscalización sea superada con éxito y se puedan evitar multas.

Y por último pero no menos importante, es que la información digital es portátil y puede ser solicitada por los dueños de la empresa, compartiéndose a través de la nube o enviándola a través de correos electrónicos.

Hay que tener en cuenta que los registros contables deben encontrarse almacenados en varias plataformas, no sea que ocurra alguna calamidad y los soportes digitales se vayan al caño.

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